En klientrapport bruges til at præsentere informationer til en kunde. Rapporten skal være letforståelig og relevant for kunden. Husk altid at bruge den rigtige tone of voice i rapporten.
- Definer din kunde (Husk at der er 2 klienter til rapporterne ”kunden i projektet” og UCL.
- Klar kommunikation – brug også billeder og visuelle elementer til at forklare data og undgå for meget tekst. Vær især opmærksom på farver der anvendes.
- Vær empatisk
- Brug en positiv tone, når du præsenterer udfordringer for kunden (løsningen på udfordringerne er jo det positive)
- Er et godt beslutningsgrundlag i.f.t. at få kunden til at forstå hvad en forbedring kan medføre.
- En klientrapport er en formel dokumentation på at tilbudsgiver og beslutningstager forstår hinanden og er enige.
Det er ikke altid kunden der ved hvad kunden har brug for. Det er derfor meget afgørende at man kan være ærlig og give kunden indsigt i, hvad kunden har brug for.
Klientrapporten skal være realistisk og man skal ikke fremlægge en løsning for kunden uden man reelt har en løsning.
Hvis der henvises til links i rapporten, så sørg for at de er korte. Det er ikke altid at den en rapport fremlægges for er den der kan tage beslutningerne, men én der skal gå videre med det til en anden, og det blive problematisk med lange links. Man kan med fordel anvende bit.ly til at forkorte links.
Husk altid at anføre kontaktoplysningerne flere steder i rapporten (kun henvise til én kontaktperson) – det skaber genkendelighed. Brug altid en professionel e-mail adresse.
Grafisk opsætning af en klientrapport kan se således ud:
- Forside
- Indholdsfortegnelse
- Introduktion
- Metode
- Resultat / Anbefalinger
- Evt. teaser til andre problematikker/løsninger som man er fundet frem til.
- Kontaktoplysninger (Call to Action)
- Man bruger ikke ”Konklusion” i en klientrapport!
Der er også forskel på om klientrapporten skal laves til en ny kunde eller en eksisterende kunde.
Ny kunde
- Formålet er at overbevise kunden om at vælge dig/din virksomhed til at udføre en opgave.
- Rapporten indeholder typisk information om dig/din virksomhed, tidligere udtalelser/successer og forslag til forbedringer.
Eksisterende kunde:
- Formålet er at opretholde en god relation til kunden.
- Rapporten indeholder typisk tidligere resultater men også forbedringsforslag, som kan være relevant for kunden.
I den akademiske rapport skal processerne også beskrives – den gør man ikke i klientrapporten.